Tagungen und Meetings im Franchise

In vielen Franchise-Systemen finden regelmäßig Tagungen statt, eine Jahrestagung ist in einer großen Anzahl an Franchises Standard. Hinzu kommen Besuche des Franchisegebers in den einzelnen Filialen und Vier-Augen-Gespräche. Gerade Franchise-Tagungen stärken die Bindung der Franchisenehmer und das Zusammengehörigkeitsgefühl. Nach dem offiziellen Teil haben alle Franchisepartner Gelegenheit, ins Gespräch zu kommen und Erfahrungen auszutauschen.

Informations- und Wissensaustausch

Tagungen sind ein guter Weg, um Erfahrungen, Wissen und Tipps auszutauschen. Darüber hinaus nutzen Franchisegeber den Termin oft, um neue Produkte vorzustellen und wichtige Informationen weiterzugeben. Daher sind Partnertagungen ein wichtiges Instrument, um den Informationsfluss zwischen Franchisegeber, Franchisenehmern und der Franchise-Zentrale zu gewährleisten.

Zudem lebt Franchising vom Netzwerk. Daher sind Tagungen und regelmäßige Meetings Veranstaltungen, die den Franchise Spirit beleben und erhalten. Franchises haben das Ziel, aus einem besonderen Zusammengehörigkeitsgefühl Stärke zu ziehen und sind so häufig besser aufgestellt als die Konkurrenz, die als Einzelkämpfer auf dem Markt auftreten. Dieses Gefühl lässt sich auf einer gemeinsamen Konferenz besonders gut erleben.

Erfahrungen austauschen

Jeder Franchisepartner macht an seinem Standort und in seiner Region im Alltagsgeschäft andere Erfahrungen. Diese zu teilen, kann andere Franchisenehmer und das gesamte System weiterbringen. Daher nutzen einige Franchise-Systeme auch regionale Konferenzen, um den Erfahrungsaustausch zu fördern.

Tagungen und Konferenzen sind ideal, um ein persönliches Gespräch mit dem Franchisegeber zu führen. Dieser kann hierbei mehr zur aktuellen Situation der einzelnen Franchisenehmer erfahren. Oftmals ist es für den Franchisegeber interessant, den Standpunkt seiner Franchisenehmer zu verschiedensten Themen zu erfahren. Für einen solchen thematischen und fachlichen Austausch kann sich die Jahrestagung sehr gut eignen.

Einige Franchisenehmer kennen sich bereits von einer anderen Tagung oder gemeinsamen Schulung. Hier sind Tagungen ideal, um Kontakte aufzufrischen. Vielleicht wird hier der Grundstein gelegt, um ein Projekt gemeinsam anzugehen oder sich in einer anderen Form gegenseitig zu unterstützen.

Die Organisation der Jahrestagung

Jahrestagungen können sehr unterschiedlich organisiert werden. Manche Franchises laden zu Jahresbeginn zu einem Kick-Off ein, in der Jahresmitte zur Jahrestagung. Hier erhält in der Regel auch der Franchisebeirat die Möglichkeit, einen Bericht vorzustellen oder Themen einzubringen. Zugleich wird dieser häufig anlässlich der Jahrestagung neu gewählt. Neben der Präsentation von Neuerungen und der gemeinsamen Arbeit an der Weiterentwicklung des Franchise können sich die Teilnehmer auch privat unterhalten oder zum Abschluss der Tagung den Abend gemeinsam ausklingen lassen.

Oftmals übernehmen die Franchisenehmer selbst die Kosten für Anreise und Verpflegung, die Franchise-Zentrale übernimmt die Organisation des Events. Die Kosten sind entweder über die Franchisegebühr abgedeckt oder werden über eine Tagungspauschale an die Franchisepartner weitergegeben. Die Teilnahme an der Jahrestagung kann sogar für alle Franchisepartner verpflichtend sein.

Frühzeitige Planung sinnvoll

Die Franchise-Zentrale sollte frühzeitig mit der Planung des Events beginnen. Dabei gestaltet sich die Planung bei einer Handvoll Franchisenehmer sicher anders als bei einer dreistelligen Zahl an Partnern. Allerdings ist es sinnvoll, schon bei nur wenigen Partnern regelmäßige Treffen zu organisieren, um von Beginn an eine gute Kommunikation zu etablieren.

Eigentlich beginnt die Planung für die nächste Jahrestagung direkt nach der letzten Tagung. Der Termin fürs nächste Jahr sollte schon an diesem frühen Zeitpunkt festgelegt und allen Franchisepartnern mitgeteilt werden. Eine solch frühe Terminfestlegung hilft allen Teilnehmern bei der Planung.

Bei dieser Vorgehensweise ist schon früh die ungefähre Teilnehmerzahl absehbar. Dann geht es für die Franchise-Zentrale darum, passende Räumlichkeiten zu finden. Nicht immer bietet die Franchise-Zentrale ausreichend Kapazitäten. In diesem Fall könnte beispielsweise ein Tagungshotel als Austragungsortinfrage kommen.

Tagesordnung festlegen

Im nächsten Schritt geht es um den Ablauf der Tagung. Eine Möglichkeit ist es, die Jahrestagung auf zwei Tage zu legen. So lässt sich ein gemeinsames Abendessen oder eine andere Aktivität am Vorabend der eigentlichen Konferenz einplanen. Dies ist nicht nur ein angenehmer Einstieg in die Tagung, sondern auch eine ideale Gelegenheit, um die Franchisepartner besser kennenzulernen. Sieht die Planung ein 2-tägiges Event vor, sollten jedoch auch Übernachtung und Verpflegung vorab geplant werden.

Die Agenda des Treffens sollte nicht überladen sein. Meist ist es zielführender, nur einige für alle Teilnehmer wichtige Themen zu besprechen und weitere Angelegenheiten bei anderer Gelegenheit zu besprechen. Erfahrungsaustausch und Kommunikation sollten im Vordergrund stehen. Daher kann es sinnvoll sein, zu jedem Tagesordnungspunkt etwas Zeit für Fragen und Anmerkungen einzuplanen. Zudem sollten die Planer nicht unterschätzen, wie wichtig Pausen für Gespräche und Networking sind.

Alternative: Organisation durch Franchisenehmer

Nicht in jedem Franchise-System ist die Zentrale für die Ausrichtung der Jahrestagung zuständig, sondern die Konferenz wird von jährlich wechselnden Franchisenehmern organisiert. Dies kann sinnvoll sein, um andere Standorte kennenzulernen und Abwechslung ins Rahmenprogramm zu bringen. Wird die Partnertagung von einem Franchisenehmer veranstaltet, gibt es hierzu in der Regel Vorgaben sowie ein festgelegtes Budget.

Ob die Veranstaltung in Form von Präsentationen und Vorträgen oder als Workshop abläuft, bleibt dem Franchisegeber überlassen. Auch eine moderierte Diskussion oder das Einladen von Experten sind denkbar. Unter Umständen kommen schwierige oder umstrittene Themen auf die Tagesordnung. Diese sollten besonders gründlich vorbereitet werden, um Konflikte auf der Tagung zu vermeiden.

EFRA-Tagungen neben der Jahrestagung

Neben reinen Jahrestagungen bieten einige Franchisegeber sogenannte EFRA-Tagungen an. EFRA steht für Erfahrungsaustausch. Einige größere Franchise-Systeme organisieren diese auch auf regionaler Ebene. Auf dem Programm stehen zum Beispiel:

·      Workshops

·      Reden von Key-Note-Speakern oder

·      Podiumsdiskussionen.

Es können beispielsweise Franchisenehmer auf die Bühne gebeten werden, die in den letzten Monaten eine besondere Leistung erbracht haben. Im Rahmen einer EFRA-Tagung sind Brainstorming und das gemeinsame Arbeiten an Lösungen erwünscht.

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