Der Franchisebeirat

Der Franchisebeirat

Partizipation im Franchisesystem ist ein großes Thema. Wie können sich die Franchisenehmer einbringen? Einige Franchiseunternehmen entscheiden sich hierbei für einen Franchisebeirat. Dieser wird auch Partnerbeirat, Systembeirat oder Franchisenehmer-Beirat genannt. Es gibt jedoch keine Gesetze oder Vorschriften, die zu einem Franchisebeirat verpflichten. Daher ist es die freiwillige Entscheidung eines Franchisegebers, eine solche Instanz einzurichten.

Mitglieder des Franchisebeirats

Gerade große Franchisesysteme bauen einen Franchisebeirat auf. Dieser dient als Plattform für den Austausch zwischen Franchisegeber, Systemzentrale und Franchisenehmern. Unbestritten sind Austausch und Partizipation wichtige Themen im Franchise. Für kleinere Systeme gibt es hier jedoch auch andere Möglichkeiten wie regelmäßige Treffen mit allen Franchisenehmern.

Die Mitglieder sind in der Regel gewählte Franchisenehmer und Mitarbeiter der Geschäftsführung. Neben erfahrenen Franchisenehmern erhalten oftmals auch Mitarbeiter wichtiger Abteilungen wie der Marketingabteilung einen Platz im Beirat. Dessen Mitglieder werden in regelmäßigen Abständen von den Mitgliedern des Franchisesystems neu gewählt. Idealerweise sind Mitarbeiter der Franchisezentrale bzw. wichtiger Abteilungen in gleicher Anzahl wie die Franchisenehmer-Vertreter im Beirat vertreten. Auch externe Experten können Teil des Beirats sein oder nach Bedarf hinzugezogen werden.

Um geeignete Mitglieder für den Franchisebeirat zu finden, gibt es verschiedene Wege. So kann der Franchisegeber beispielsweise einen Anforderungskatalog erstellen, um passende Franchisenehmer auszuwählen. So kann er Franchisenehmer vorschlagen, die bereits einige Jahre im Franchisesystem sind, regelmäßig an Schulungen teilgenommen haben und wirtschaftliche Erfolge nachweisen können. Auch die Wege, dass sich Franchisenehmer um einen Platz im Beirat bewerben müssen oder von anderen Franchisenehmern vorgeschlagen werden, haben sich bewährt. Die Wahl kann dann beispielsweise auf der Jahrestagung stattfinden.

In einigen Franchisesystemen ist ein Platz im Franchisebeirat eine interessante und begehrte Option. Hat sich ein Franchisenehmer etabliert und arbeitet seit langem eng mit dem Franchisegeber zusammen, so stellen die Aufgaben als Beirat eine neue Stufe in der Franchisepartnerschaft dar. Ein Franchisenehmer bekommt die Gelegenheit, sich stärker ins gesamte System einzubringen und unter Umständen auch andere Franchisenehmer zu unterstützen.

Nur Beratungs- und Mitspracherecht

Generell wird der Franchisebeirat als Sprachrohr der Franchisenehmer betrachtet, hat jedoch nur eine beratende Funktion. Das Kartellrecht verbietet, dass die Franchisenehmer Entscheidungsbefugnisse eingeräumt bekommen. Aus kartellrechtlicher Sicht könnten die Franchisenehmer als potenzielle Wettbewerber gesehen werden, die über den Beirat ihr Verhalten und ihr geschäftliches Vorgehen miteinander absprechen.

Neben dem Beratungsrecht kann der Franchisegeber dem Beirat jedoch auch ein gewisses Mitspracherecht einräumen. Die dort vertretenen Franchisenehmer können sich beispielsweise durch ihre Expertise und Erfahrungen bei Fachfragen oder der Marketingstrategie einbringen. In einigen Franchisesystemen gibt es weitere Beiräte wie einen Werbebeirat, der für bestimmte Unternehmensbereiche zuständig ist.

Franchisegeber sollten beachten, dass die Gründung eines Franchisebeirats gut überlegt und sorgfältig vorbereitet sein sollte. In einigen Franchiseverträgen ist vermerkt, dass ein Beirat erst dann eingerichtet wird, wenn es eine bestimmte Anzahl an Franchisenehmern gibt. Aufgaben und Verfahrensweisen sollten zudem in einer Geschäftsordnung definiert werden.

Aufgaben des Franchisebeirats

Welche Aufgaben das Gremium hat, ist üblicherweise im Franchisevertrag festgelegt. Es kann sinnvoll sein, hier auch festzuhalten, dass der Franchisegeber immer ein Vetorecht hat. Die Franchisenehmer können bis zu einem gewissen Grad ähnlich wie ein Betriebsrat ihre Interessen gegenüber dem Franchisegeber vertreten. Im Idealfall bildet der Franchisebeirat eine Instanz, die das gesamte Franchisesystem nach vorne bringt und zur kontinuierlichen Weiterentwicklung beiträgt.

Der Franchisebeirat versteht sich als themenübergreifendes Gremium. Hier werden zahlreiche Dinge, die das Franchisesystem betreffen, besprochen. So kann der Franchisebeirat ein guter Weg sein, um als Franchisegeber auf aktuelle Marktentwicklungen einzugehen oder einen neuen Geschäftsablauf zu besprechen und zu testen. Der Franchisegeber profitiert hier von den direkten Erfahrungen der Franchisenehmer mit den Kunden vor Ort und kann das Feedback der Franchisenehmer direkt in seine Entscheidungen einfließen lassen. Auf der anderen Seite ist der Franchisebeirat ein gutes Gremium, um die Franchisenehmer stärken an sich zu binden.

Ein Franchisebeirat ist aber keine Beschwerdestelle, sondern soll dem Franchisegeber und den Mitarbeitern der Zentrale die Arbeit erleichtern. So profitieren letztlich alle von den Erfolgen des Franchisesystems. Auch wenn es zu Streitigkeiten und Konflikten kommt, nimmt der Franchisebeirat eine zentrale Funktion ein. Oftmals kann ein Streitpunkt hier diskutiert werden, sodass beide Seiten gemeinsam eine gute Lösung finden.

Sitzungen des Partnerbeirats

Üblicherweise finden zwei bis vier ordentliche Sitzungen im Jahr statt.
Dort geht es um Themen wie

• neue Leistungen der Systemzentrale
• neue Produkte
• regionale und überregionale Werbemaßnahmen oder
• unterstützende Maßnahmen wie eine neue Software.

Meist bringt der Franchisegeber neue Konzepte und Ideen ein. Diese können dann mit den Franchisenehmer-Vertretern besprochen werden. Aber auch vonseiten der Franchisenehmer können Ideen und Vorschläge kommen, beispielsweise der Wunsch für eine bestimmte Schulung.

Im Übrigen wird in der Regel im Franchisevertrag festgehalten, ob und in welcher Höhe die Mitglieder des Beirats ein Sitzungsgeld oder eine Aufwandsentschädigung erhalten. Generell kann der Franchisegeber über die Satzung des Beirats sowie über die Rahmenbedingungen unter Berücksichtigung geltender Gesetze weitestgehend selbst entscheiden. So kann er beispielsweise auch in der Satzung festlegen, mit welchen Themen sich der Beirat beschäftigt.

In der Regel wird ein Beiratsvorsitzender gewählt, der häufig in Absprache mit dem Franchisegeber die Agenda für eine Sitzung festlegt. Oftmals stellt dieser auch bei der Jahrestagung einen Bericht über die Aktivitäten des abgelaufenen Jahres vor. Bei der Organisation der regelmäßigen Treffen hilft oft die Franchisezentrale und stellt nicht nur Räume, sondern auch beispielsweise einen Protokollanten zur Verfügung.

In vielen Franchisesystemen ein Vorteil

Ein Franchisebeirat kann langfristig einen Vorteil für das ganze System darstellen. So bringen die Franchisenehmer oftmals neue Sichtweise und Ideen ein. Zudem stärkt ein solches Gremium das gegenseitige Vertrauen. Oftmals lassen sich über diese Plattform gemeinsam Strategien und Ziele für das gesamte Franchisesystem erarbeiten.

Oftmals entscheiden Franchisegeber schon sehr früh, ob sie einen Partnerbeirat installieren möchten oder nicht. Auch, wann dieser entstehen soll – beispielsweise bei mehr als zehn Franchisenehmern – steht bereits fest. Ein Partnerbeirat kann dann interessant sein, wenn frühzeitig feststeht, dass der Franchisegeber langfristig mit einer recht großen Anzahl an Franchisepartnern rechnet. Hier kommt er irgendwann an einen Punkt, an dem der regelmäßige persönliche Kontakt mit jedem einzelnen Franchisepartner nicht mehr möglich ist. Er kann beispielsweise geplante Marketingaktivitäten dann nicht mehr mit jedem Franchisepartner persönlich besprechen oder sich mit diesem um seine aktuellen Erfahrungen vor Ort austauschen.

Ob ein Franchisegeber einen Beirat installieren möchte, sollte gut durchdacht sein. Idealerweise ist die Satzung klar definiert und es wird sichergestellt, dass der Franchisegeber derjenige ist, der neue Konzepte und Innovationen einbringt. Natürlich sollten aber auch die Anliegen der Franchisepartner gehört und besprochen werden. Wenn sich ein Franchisegeber für einen Beirat entscheidet, sollte er diesen aber auch ernst nehmen und die gewählten Franchisenehmer-Vertreter respektvoll behandeln und auf Augenhöhe mit ihnen kommunizieren.

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