Das digitale Franchisehandbuch

Über das Franchisehandbuch haben wir in diesem Blog bereits häufiger geschrieben, doch neben der Printversion setzten viele Franchises mittlerweile auf ein digitales Handbuch. Dieses geht häufig weit über das klassische Handbuch hinaus und lässt sich häufig gut mit Schulungen und anderen Materialien verbinden. Ohnehin nimmt die Bedeutung von Themen wie Thema Digitalisierung und KI im Franchiseimmer mehr an Bedeutung zu.

Zugang über Webplattform

Häufig wird ein solches digitales Handbuch über eine Online-Plattform aufgebaut. Hier lassen sich viele Inhalte nicht nur einfach aktualisieren, sondern interaktiv aufbereiten. So sind die Franchise-Zentralen nicht nur auf Texte angewiesen, sondern können auch Grafiken oder Videos einbinden.

Das Handbuch sollte

·      das gesamte Know-How des Franchises beinhalten

·      alle wichtigen Abläufe detailliert beschreiben

·      die wichtigsten Erfolgskriterien auflisten

·      die Unternehmensphilosophie erläutern

·      den Markt beschreiben

·      die Rechte und Pflichten beider Franchisepartner nennen

Über die Plattform können dann darüber hinaus Webinare oder Videocalls stattfinden. Praktisch ist dabei, dass die Teilnehmer in diesem Fall direkt auf das Handbuch oder andere Materialien zugreifen können und so bei Fragen oder Unsicherheiten direkt nachschlagen können. Wird die Plattform zugleich als Lernplattform genutzt, so können Franchisenehmer auch ihren Wissensstand über Tests prüfen. Ebenso kann der Franchisegeber den aktuellen Lernstand abfragen. So entsteht nach und nach eine Wissensdatenbank, die weit über das klassische Franchisehandbuch hinausgeht. Auch Checklisten oder Mustervorlagen lassen sich so meist rasch hinzufügen. Hierfür ist ein Download-Center oft eine gute Wahl.

Wissen an Franchisenehmer weitergeben

Franchisegeber kommen zugleich ihrer Verpflichtung nach, das relevante Know-how an ihre Franchisenehmer weiterzugeben. Individuelle Regelungen zum Franchisehandbuch sind in der Regel auch Bestandteil des Franchisevertrags. Ist das Franchisehandbuch gut strukturiert und umfasst alle wesentlichen Inhalte, so ist dies auch ein Weg, über den neue Franchisenehmer erkennen können, ob der Franchisegeber seriös und professionell arbeitet. Aus diesem Grund legen viele Franchisegeber das Handbuch vor der Vertragsunterzeichnung vor, sodass offene Fragen vorab geklärt werden können.

In einem digitalen Franchisehandbuch finden Franchisenehmer ebenso wie in der Printversion alle wesentlichen Informationen, Abläufe und Vorgaben des Franchisegebers. Da er jederzeit darauf zugreifen kann, ist das Handbuch ein wichtiges Nachschlagewerk. Zugleich kann der Franchisenehmer sehen, ob er alle wichtigen Vorgaben einhält. So erleichtert das Handbuch den Einstieg in die neue Aufgabe.

Einfache Bearbeitung und Erweiterung

Mithilfe webbasierter Dokument-Management-Tools lassen sich Dokumente direkt online erstellen, überarbeiten, verbreiten und speichern. Dies erleichtert dem Franchisegeber ebenso wie den Mitarbeitern der Franchise-Zentrale die Arbeit. Online kann zudem das Nutzerverhalten dokumentiert werden. So kann beispielsweise ausgewertet werden, wie oft ein Dokument geöffnet wurde. Bei einigen Tools können die Nutzer aktiv bestätigen, dass sie einen Inhalt zur Kenntnis genommen haben.

Das genutzte Tool sollte für alle gängigen Dateiformate von Word über Excel bis PDFs geeignet sein. Dies gilt vor allem dann, wenn beide Seiten auch Dokumente hochladen können. Bei größeren Franchise-Systemen empfiehlt es sich, auf eine mehrsprachige Lösung zu setzen. Zudem können in der Regel individuelle Zugriffsrechte vergeben werden. Idealerweise kann die Plattform auch mobil genutzt werden und verfügt über eine Suchfunktion.

Letztlich entscheidet der Franchisegeber, ob er sein Handbuch online und/oder offline erstellt. Allerdings sollte das Handbuch stets aktuell sein, was vielfach für eine digitale Variante spricht. Die Aktualität umfasst auch, dass stets der korrekte Ansprechpartner in der Franchise-Zentrale mit Kontaktdaten genannt wird. Somit muss bei jedem Personalwechsel eine Aktualisierung erfolgen. Ohnehin sollten Franchisegeber offen für Neuerungen und Innovationen sein. Letzteres gehört sogar zu den Pflichten des Franchisegebers. Des Weiteren ist es eine Stärke vieler Franchise-Systeme, modern aufgestellt zu sein und mit der aktuellsten Technik zu arbeiten.

Gut strukturiertes Handbuch

Von vorneherein sollte ein Franchisehandbuch gut strukturiert sein, damit alle Franchisenehmer schnell finden, was sie suchen. Nur so lassen sich alle relevanten Vorgaben im Tagesgeschäft umsetzen, was langfristig zum Erfolg des gesamten Franchise-Systems beiträgt. Ein digitales Franchisehandbuch bietet zudem die Option, auf aktuelle Trends und Entwicklungen schneller einzugehen. Gleiches gilt für Optimierungen und Neuerungen innerhalb des Franchise.

Von elementarer Bedeutung sind Videos, beispielsweise Tutorials. Auf diesem Weg lassen sich nicht nur komplexe Abläufe besser erklären. Diese Videos müssen nicht den höchsten Ansprüchen an die Filmkunst entsprechen, aber beispielsweise, wie das Produkt hergestellt oder ein bestimmtes Gerät bedient wird, lässt sich auf diesem Weg oft gut erklären.

Digitales Handbuch mit Franchise-Software verbinden

Unter Umständen wird das webbasierte Handbuch auch mit der franchise-internen Software oder mit aktuellen Newslettern verbunden. So können beispielsweise Rankings aller Franchisenehmer online gestellt werden. Dies hilft oftmals bei der Motivation und Franchisenehmer sehen, in welchem Bereich sie sich noch verbessern können. Hilfreich kann auch eine Kommentar- oder Chatfunktion sein. So können sich Franchisenehmer in die Weiterentwicklung des Handbuchs aktiv einbringen.

Ein gut strukturiertes Franchisehandbuch gehört zu den wichtigsten Grundlagen eines Franchise-Systemsund ist ein entscheidender Schritt beim Aufbau eines Franchise. Artemis Franchise berät Sie umfassend und unterstützt Sie beim Erstellen Ihres Franchisehandbuchs. Vereinbaren Sie jetzt einen kostenlosen Ersttermin!