Blog 02. Apr. 2023

Das Franchise Handbuch

Was ist ein Franchise Handbuch?

Ein großer Vorteil eines Franchise sind standardisierte Abläufe, die sich an jedem neuen Standort umsetzen lassen. Ein Franchisenehmer weiß von Beginn an, was auf ihn zukommt und profitiert vom Wissen des Franchisegebers. Dieses Wissen hält er idealerweise in einem Franchise Handbuch fest.

Das Franchise Handbuch beschreibt genau, wie das Franchise Konzept umgesetzt werden soll. Damit ist es eine Art Gebrauchsanleitung für die Betriebsführung. Neben allen wichtigen Dokumenten sind auch Formulare, Grafiken und Bilder sinnvoll und machen die einzelnen Aufgaben im betrieblichen Alltag anschaulicher. Praktischerweise gibt es auch Muster und Vorlagen.

Was sind die Vorteile eines Franchise Handbuchs?

Für den Franchisenehmer ist ein Handbuch ein großer Vorteil und dient ihm als Nachschlagewerk, denn findet darin alle wichtigen Informationen zum Unternehmen. Der Franchisegeber ist übrigens verpflichtet, sein Wissen zu dokumentieren und an den Franchisenehmer weiterzuleiten. Dies muss zwar nicht zwangsläufig über ein Handbuch erfolgen, aber auf diesem Weg ist dies recht kompakt und einfach. Empfehlenswert ist es, direkte eine digitale Version zu erstellen, da diese bei Bedarf einfach geändert und aktualisiert werden kann.

Leitlinien und Vorschriften für den Geschäftsbetrieb sind zentraler Bestandteil des Handbuchs. Da viele zentrale Aspekte schon im Franchisevertrag festgehalten wurden, können Sie im Vertrag einfach auch auf das Handbuch verweisen. Durch eine Regelung im Vertrag kann das Franchise Handbuch Teil der Vereinbarung werden. Letztlich wird das gesamte Wissen und die Werte des Unternehmens im Handbuch festgehalten. Dies hilft dabei, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und sich mit dem Unternehmen identifizieren können.

Dem Franchisenehmer wird so nicht nur der Einstieg erleichtert, er kann auch nachschlagen, ob seine Arbeitsweise den Vorgaben des Franchisegebers entspricht. Außerdem zeigt ein gutes Handbuch, ob das Franchise System seriös, professionell und durchdacht ist. Damit bildet das Handbuch die Grundlage für den Erfolg des Franchise Systems. Beide Seiten sollten das Handbuch ebenso wie den eigentlichen Vertrag vor Vertragsunterschrift genau prüfen.

Gliederung und Inhalt des Franchise Handbuchs

Ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis hilft dabei, die gesuchten Informationen rasch zu finden. Meist beginnt das Handbuch mit der Vorstellung des Unternehmens, den Grundlagen des Franchise Systems und der Unternehmensphilosophie. Dann folgt der Hauptteil, in dem die wesentlichen Arbeitsprozesse und Abläufe festgehalten werden. Den Abschluss bilden wichtige Dokumente und Formulare.

Wichtig ist, dass das Handbuch gut gegliedert ist. Am einfachsten ist es oft, die einzelnen Bereiche thematisch zu gliedern, sodass der Leser schnell das Kapitel findet, dass er sucht. Es gibt keine Vorgaben, sodass Sie frei in der Gestaltung sind. Ein Beispiel für eine sinnvolle Gliederung ist:

1. Kapitel: Einleitung / Allgemeiner Teil

2. Kapitel: gesetzliche Vorgaben und Richtlinien des Franchisegebers

3. Wichtige Prozesse im Franchise System

4. Unterstützung des Franchisenehmers

Im ersten Teil kann sich der Franchisegeber vorstellen. An diese Stelle passen auch Informationen zu Schulungsangeboten. Das zweite Kapitel ist wichtiger und umfasst die wichtigsten gesetzlichen Regelungen, zum Beispiel Hygienevorschriften oder Gesetze, die speziell für eine bestimmte Branche gelten. Dazu kommen hier Vorgaben des Franchisegebers, an die sich der Franchisenehmer halten muss.

In dieses Kapitel passen auch Werte, Ziele und Strategien des Unternehmens gut. Auch

· Informationen zum Marketing

· die Alleinstellungsmerkmale

· und die rechtlichen Grundlagen der Franchise-Partnerschaft

passen gut ins dritte Kapitel. Im folgenden Kapitel könne Sie die wichtigsten Geschäftsabläufe schriftlich festhalten, beispielsweise wie die Auftragsabwicklung erfolgt oder was beim regionalen Marketing zu beachten ist. Im vierten Kapitel können Sie festlegen, auf welchem Weg Sie Ihre Franchisenehmer unterstützen möchten, beispielsweise bei Marketing oder IT.

Inhalte des Franchise Handbuchs

Die genauen Inhalte eines Franchise Handbuchs sind sicher sehr unterschiedlich. Üblich sind

· die Ziele des Franchise-Systems

· die Strategien des Franchise-Systems

· wichtige Informationen zum Betrieb

· Daten und Fakten zur Situation am Markt und zu Wettbewerbern

· Konzepte und Strategien des täglichen Betriebs und wichtiger Abläufe

Werden die genannten Strategien und Abläufe vom Franchisenehmer möglichst exakt umgesetzt, so ist sichergestellt, dass alle Beteiligten nach einem einheitlichen Vorgehen handeln. Das bekannteste Beispiel ist sicher McDonald’s. Ihnen ist sicher schon aufgefallen, dass sie in allen Filialen weltweit mehr oder weniger die gleichen Produkte finden, die Einrichtung recht ähnlich ist und auch die Abläufe im Kundenkontakt weitestgehend standardisiert sind. Daher sind Rezepte oder Hinweise zur Einrichtung ebenfalls im Handbuch zu finden.

Neben den wichtigsten Strategien gehören auch Themen wie

1. die Unternehmensphilosophie

2. die Corporate Identity

3. Informationen zur Standortentscheidung

4. Hinweise zur Personalpolitik

5. die Betriebsorganisation

6. Marketingmaßnahmen

7. Aus- und Fortbildung

8. Vorgaben zum Qualitätsmanagement sowie

9. Vorgaben zu Planung und Controlling

in ein Franchise Handbuch.

Oftmals reicht es sicher aus, einmalig ein Handbuch zu erstellen. Es kann aber auch der Fall eintreten, dass sich Abläufe verändern, wenn das Franchise-System wächst. Daher ist es immer wieder notwendig, das Handbuch zu aktualisieren. Einige Franchisegeber erfahren auch in der Zusammenarbeit mit ihren Franchisenehmern, welche Dinge für neue Franchisenehmer zu Beginn ihrer Arbeit wichtig sind.

Ein Franchise Handbuch erstellen mit Artemis Franchise

Gern erläutern wir Ihnen genau, wie ein Franchise Handbuch erstellt wird und beantworten Ihre Fragen. Sie kennen jedoch die Abläufe in Ihrer Firma am besten, daher schreiben Sie das Handbuch am besten selbst. Wir geben Ihnen dafür Muster und Vorlagen in die Hand. Optional bieten wir auch das Erstellen eines Franchise Handbuchs als zusätzliche Serviceleistung an.

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