Blog 03. Mai 2023

Die Franchise-Software

Die beste Franchise-Software

Viele Franchise Unternehmer nutzen sicher weiterhin klassischerweise Excel zur Verwaltung und viele weitere Aufgaben. Einige Anbieter bieten aber auch spezielle Franchise Software an. Doch ist eine bestimmte Software notwendig oder reichen die gängigen Tools aus? Diese Frage kommt oft schon recht früh während des Aufbaus eines Franchisesystems auf und kann allen Partnern die Arbeit und den Umgang mit wichtigen Daten erleichtern. Hier erfahren Sie auch mehr darüber, was eine gute Franchise Software ausmacht.

Welche Franchise Software ist die beste?

Professionelle Software bietet Franchisegebern die Möglichkeit, den Überblick über alle Standorte zu behalten und Kennzahlen auszuwerten. Das Management des Franchisesystems wird damit häufig deutlich einfacher. Auch für ein gemeinsames Marketing oder einen einheitlich gestalteten Webshop lassen sich gute Lösungen finden.

Natürlich besteht auch die Option, eine eigene Software programmieren zu lassen, die genau auf die persönlichen Bedürfnisse abgestimmt ist. Wichtig ist in jedem Fall, eine Software auszuwählen, die zum eigenen Unternehmen und System passt. Daher ist es sinnvoll, vorab zu überlegen, welche Kriterien die neue Franchise Software erfüllen muss. Auf dieser Grundlage fällt eine Entscheidung oft leichter und so finden Franchisegeber die Software, die für sie am besten geeignet ist.

Insbesondere im Hinblick auf Kassensysteme sind mittlerweile einige Branchenlösungen auf dem Markt, die sich bewährt haben. Diese Software erleichtert oft die Abrechnung deutlich. Da auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben alle Umsätze korrekt verbucht werden müssen, damit die Steuern richtig berechnet werden können, sind hier gute Softwarelösungen notwendig. Was für das Finanzamt gilt, gilt auch für den Franchisegeber: Er hat ein berechtigtes Interesse daran, dass alle Umsätze seiner Partner korrekt verbucht werden, um daraus die Höhe der Lizenzgebühren berechnen zu können.

Generell lebt eine gute Franchise-Software von den Daten der Partner, mit der sie gefüttert wird. Nur mit korrekten Informationen kann sie die richtigen Kennzahlen berechnen und Vergleiche der einzelnen Partner erstellen. Die Voraussetzung dafür ist, dass der Franchisepartner mit der gleichen Software arbeitet und seine Daten regelmäßig pflegt. Eine entsprechende Schulung und Einführung in die Unternehmenssoftware kann hier hilfreich sein.

Welche weiteren Tools sind sinnvoll?

Neben einer zentralen Franchise Software kommen in der Regel zahlreiche weitere gängige Tools zum Einsatz. Dazu gehören

· Dropbox oder Google Drive zum Teilen von Informationen

· ein Projektmanagement-Tool wie OneNote

· Tools zur Kommunikation wie Slack

· Doodle zur Koordination von Terminen oder

· Datenbanken mit Kalender wie Outlook.

Diese stehen teilweise auch als App für das Smartphone zur Verfügung und bieten auch hier zahlreiche Funktionen. So wird das ortsungebundene Arbeiten unterstützt und viele Abläufe lassen sich schneller und unkomplizierter umsetzen.

Dazu kommt oftmals ein Intranet, in dem auch das Franchise-Handbuch einsehbar ist, eine Steuersoftware und Vorlagen für Visitenkarten oder einen geschäftlichen Briefkopf. Sicher ist es sinnvoll, die besten Tools sorgfältig auszuwählen, aufeinander abzustimmen und zu begrenzen, damit alle Beteiligten den Überblick behalten. Wichtig ist, dass der Umgang mit den Tools und der ausgewählten Software für alle Beteiligten so einfach wie möglich ist.

Entscheiden Sie sich dafür, ein oder mehrere Tools zu kaufen, sollten Sie immer auch die Kosten im Hinterkopf behalten – nicht nur für sich, sondern auch für die Franchisepartner. Nicht immer reicht ein Account aus, sondern jeder Nutzer muss das Tool selbst kaufen. Zudem lassen sich viele Tools nicht individuell anpassen. Ein weiterer Punkt ist, ob die Tools dauerhaft genutzt werden können und sollen. Es ist nicht zielführend, die Franchisepartner mehrfach im Jahr zur Nutzung neuer Tools aufzurufen, in die sie sich dann erst einarbeiten müssen.

Selbst eine Software entwickeln

Um selbst eine Software entwickeln zu lassen oder diese anzupassen, kann man auf einer frei verfügbaren, oftmals kostenlosen Software aufbauen. Ein Beispiel ist hier Software mit offenem Quellcode zur Erstellung von Webseiten wie WordPress oder Joomla. Hier können natürlich auch Agenturen oder Freelancer zur Hilfe geholt werden, die diese individuell anzupassen. Ähnliches gilt auch für Software zur Verwaltung von Daten oder Tools für das Customer Relationship Management (CRM).

Generell sollte eine gute Franchise Software viele wichtige Funktionen erfüllen. Sie sollte den Wissenstransfer zwischen Franchisegebern und Franchisenehmern so leicht wie möglich gestalten. Idealerweise kann der Franchisenehmer mit wenigen Klicks auf alle wichtigen Informationen zugreifen.

Zugleich hilft eine gute Software bei der Kommunikation und ermöglicht einen einfachen Kontakt zum Franchisegeber. Vielleicht können sich auch die einzelnen Franchisenehmer auf der Plattform austauschen. Der Franchisegeber seinerseits erhält Möglichkeiten zum Controlling und Zugriff auf wichtige Kennzahlen. So behält dieser den Überblick über die aktuellen Entwicklungen an allen Standorten. Auch der Franchisenehmer findet seine Zahlen an einem zentralen Ort und behält so den Überblick. Ein Vergleich mit anderen Standorten ist ebenfalls möglich.

Erfolgreiche Umsetzung mit bekannter Software

Viele Franchise Unternehmer arbeiten weiterhin erfolgreich mit Excel. Hier lassen sich problemlos alle Zahlen der Franchisepartner eintragen und durchrechnen. Vieles lässt sich zudem mit den Angeboten von Google oder Microsoft gut umsetzen. Wichtig ist, dass die Franchisepartner leicht auf alle wichtigen Erfolgskennziffer und Kriterien zum Qualitätsmanagement zugreifen kann. Ist es gewünscht, kann er diese direkt online eintragen. Werden dann aus diesen beispielsweise Rankings und Vergleiche erstellt, können diese ebenfalls eingestellt werden, sodass alle Partner darauf zugreifen können.

Darüber hinaus eignet sich die gewählte Software oft sehr gut, um Videos von Schulungen, festgelegte Ziele oder eine Zusammenfassung wichtiger Gespräche online zu stellen. So ist eine gute Plattform auch ein Weg, alle Franchisepartner über aktuelle Entwicklungen zu informieren. So lassen sich die Tools auch als Kommunikationsweg nutzen. Steht die nächste Schulung oder ein anderer wichtiger Termin an? So kann diese eingetragen werden und wer daran teilnehmen möchte, meldet sich bequem online an.

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