Blog 31. Mai 2023

Strukturierung betrieblicher Abläufe

Wie strukturieren Franchisegeber ihre betrieblichen Abläufe?

Ein wichtiger Aspekt bei den Vorbereitungen eines Franchise ist die Strukturierung und Standardisierung der bestehenden Betriebsabläufe. Das Ziel ist es, dass diese sich einfach auf einen anderen Standort übertragen lassen. Zudem bilden diese oft die Grundlage für das Franchise-Handbuch und zeigt Verbesserungspotenzial auf.

Der Aufbau einheitlicher Betriebsabläufe erleichtert nicht nur dem Franchisenehmer die Arbeit, sondern stärkt auch das Vertrauen der Kunden in die Marke. Kennen sie die Produkte schon von einem Standort, wissen sie auch am nächsten Standort, was auf sie zukommt.

Dies ist auch mit Blick auf die Stärkung der Marke unerlässlich. Oftmals bietet jedes Franchise-Unternehmen unabhängig vom Standort die gleichen Produkte und Services an. Damit diese in gleichbleibender Qualität gewährleistet wird, sind Schulungen und Einweisungen notwendig. Je klarer die Vorgaben sind, umso effizienter entwickelt sich das Franchisesystem.

Betriebsorganisation verbessern

Im Fokus steht bei der Standardisierung die Betriebsorganisation. Letztlich versteht man unter dem Begriff der Betriebsorganisation alle wichtigen Vorgaben und Abläufe, aus denen sich ein Unternehmen zusammensetzt. Die Betriebsorganisation lässt sich nochmals in Aufbauorganisation und Ablauforganisation unterteilen. Unter den Begriff Aufbauorganisation fallen unter anderem Hierarchien und Zuständigkeiten im Unternehmen. Unter die Ablauforganisation (auch als Prozessorganisation bezeichnet) fallen alle wichtigen Betriebsabläufe.

Um die wichtigsten Abläufe zukünftigen Partnern umfassend vorzustellen, bietet sich ein Prozessogram an. Alle Abläufe mit zeitlicher Abfolge sowie Verbindungen zu anderen Abläufen lassen sich hier grafisch aufbereiten. Auch, wer für welche Aufgabe zuständig ist, lässt sich hier einbinden. Dazu kommen Details aller Prozesse, also wann und wie sie durchgeführt werden.

Je klarer die Struktur ist, umso besser ist sie auch für Außenstehende nachzuvollziehen. Franchisenehmern werden die betrieblichen Abläufe so in der Regel in kurzer Zeit klar. Darüber hinaus wird deutlich, wie die einzelnen Aufgaben besser ineinandergreifen.

Eigene Abläufe konkretisieren

Wenn die ersten Gedanken zu einem Franchisesystem konkreter werden, sollten sich Franchisegeber ihre eigenen betrieblichen Abläufe vor Augen führen, einzeln durchgehen und verschriftlichen. Oft wird so schnell klar, wo es Verbesserungsmöglichkeiten gibt und eine Standardisierung ist so häufig ebenfalls gut möglich. Dies ist die Grundlage, dass das Geschäftsmodell an einen neuen Standort übertragen werden kann.

Um vom selbstständigen Unternehmer zum Franchisegeber zu werden, benötigt es also einiges an Vorarbeit. Auf diesem Weg wird das Geschäftsmodell franchisefähig. Idealerweise prüft ein Franchisegeber auch, ob sein Konzept wirklich auf andere Standorte übertragbar ist oder ob an der einen oder anderen Stelle nachgebessert werden muss. Hierfür eignet sich auch ein Pilotbetrieb.

Workflows optimieren

Gerade Workflows, also regelmäßig wiederkehrenden Arbeitsabläufe, lassen sich in der Regel gut standardisieren und verbessern. Oftmals bestehen Workflows aus Ketten von verschiedenen Tätigkeiten, die aufeinander aufbauen und somit voneinander abhängig sind. Daher sind Workflows eine Unterkategorie von Arbeitsprozessen. Hier lassen sich Anfang und Ende der Tätigkeiten recht genau bestimmen sowie die einzelnen Abläufe gut strukturieren. Auch das Ergebnis ist oft genau definiert. In der Buchhaltung lässt sich beispielsweise genau festlegen, wie mit einer Eingangsrechnung bis zur Zahlung vorgegangen wird.

Darüber hinaus lassen sich heute viele Arbeitsabläufe digitalisieren und automatisieren. So fallen Fehler und Verbesserungsmöglichkeiten oft rasch auf. Für Franchisegeber ist es wichtig, Workflows so genau wie möglich zu beschreiben, damit alle Franchisegeber sie umsetzen können.

Sinnvoll kann es auch sein, geschäftliche Prozesse in Teilprozesse zu unterteilen. Daraus lassen sich dann einzelne Workflows definieren und verbessern. Zudem sehen Franchisegeber so, welcher Workflow gut funktioniert und die besten Ergebnisse erreicht. Womöglich stellen Sie bei der Umwandlung Ihres Firmenmodells auch fest, dass der ein oder andere Workflow in Zukunft gar nicht benötigt wird, da er nicht effektiv ist.

Nachhaltige Qualitätssicherung im Franchisesystem

Darüber hinaus legt diese Vorgehensweise die Grundlage für eine nachhaltige Qualitätssicherung. Franchisegeber können hier auch Merkmale und Kennzahlen definieren, die sicherstellen, dass bestimmte Abläufe den vorgegebenen Qualitätskriterien entsprechen. Darüber hinaus lassen sich standardisierte Abläufe oftmals individuell und flexibel auf die Gegebenheiten beim Franchisenehmer vor Ort anpassen. Über eine gemeinsame Software, beispielsweise für die Buchhaltung oder IT-Systeme, lassen sich viele Aufgaben nochmals vereinfachen und vereinheitlichen.

Wenn Franchisenehmer nicht mehr wissen, wie eine Aufgabe durchgeführt werden sollte, können sie einfach im Franchisehandbuch nachschauen. Dieses ist somit ein praktisches Nachschlagewerk. Darüber hinaus sorgen standardisierte Arbeitsabläufe für Transparenz im gesamten Franchisesystem.

Gute Arbeitsabläufe einfach umsetzen

Gut strukturierte Workflows lassen sich in der Regel im ganzen Franchisesystem umsetzen, natürlich unter Beachtung aller gesetzlichen Regelungen sowie Datenschutzvorgaben. Allerdings sollten Franchisegeber ihre Partner nicht zu sehr einschränken. Die Sorge vor Kontrolle oder Überwachung darf nicht aufkommen.

Immer mehr Franchisegeber gehen ohnehin einen Weg hin zu mehr Flexibilität für ihre Franchisenehmer. Dies erhöht nicht nur die Motivation, sondern eine Kommunikation auf Augenhöhe stärkt auch das Zusammengehörigkeitsgefühl. Franchisenehmer fühlen sich ernst genommen und einbezogen. Ein Weg ist es, nur genaue Vorgaben für Standardaufgaben zu geben, aber ausreichend Raum für Kreativität und eigene Lösungswege zu geben.

Einheitliches Auftreten aller Partner

Das Ziel der Standardisierung ist, einheitlich nach außen aufzutreten und intern effizienter zu werden. Erst, wenn ein gewisser Grad der Standardisierung erreicht ist, gilt ein Geschäftsmodell als franchisefähig. Um ein tragfähiges Franchisesystem aufzubauen, ist daher einiges an Vorbereitung vonnöten.

Wie viele und welche Abläufe standardisiert sein müssen, ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Allerdings ist nicht alles standardisierbar. Mal erklären sich viele Tätigkeiten ohnehin fast von selbst, mal ist mehr Freiheit und Kreativität notwendig, um Aufgaben gut zu erledigen. Franchisegeber identifizieren in der Regel bestimmte Abläufe als Standard und machen hierfür Vorgaben für alle Standorte. Bei anderen Aufgaben werden den Franchisenehmern mehr Freiheiten gelassen.

Gut standardisieren lassen sich beispielsweise Rezepte für Getränke und Speisen, die somit an jedem Standort gleich zubereitet werden. Fitnessstudio-Ketten bieten oftmals an jedem Standort die gleichen Kurse an. Oftmals geht es um Tätigkeiten, die auch für Quereinsteiger leicht zu erlernen sind und für die überall die Anforderungen, beispielsweise Zutaten, erfüllt werden können.

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