Übersichtliches Finanzmanagement im Franchise

Franchisegeber sollten ihre Franchisenehmer zu einem übersichtlichen, transparenten und nachvollziehbaren Finanzmanagement anhalten. Die ist umso wichtiger, da Franchisenehmer bestimmte Kennzahlen an den Franchisegeber übermitteln müssen. Allerdings ist ein übersichtliches Finanzmanagement auch für Franchisegeber, insbesondere in der Anfangsphase, unerlässlich.

Finanzplanung vor der Franchise-Gründung

Gerade die Anfangszeit ist von viel Rechnen geprägt: Die finanziellen Mittel sollten gut durchdacht und Investitionen geplant sein. Ein Businessplan ist dabei sinnvoll, nicht nur um selbst einen Überblick zu bekommen. Dieser muss nämlich in der Regel auch den Banken vorgelegt werden. Für Franchisegeber ist ein Businessplan in der Aufbauphase des Franchise essentiell, für Franchisenehmer beim Start ins eigene Franchise. So lassen sich auch die gesetzten Ziele später besser auf Einhaltung überprüfen. Ein weiterer Zeitpunkt, seine finanziellen Mittel nochmals auf diesem Weg zu überprüfen, ist sinnvoll, wenn eine substanzielle Expansion – beispielsweise ins Ausland – geplant ist.

Für Franchisegeber wie auch für Franchisenehmer kommt es später auf ein verantwortungsvolles Finanzmanagement an, um den wirtschaftlichen Erfolg dauerhaft zu sichern. Diese Aufgaben gehen über Buchhaltung und Steuern hinaus. Hierbei ist gerade die Liquiditätsplanung ein wichtiges Thema. Es geht darum, dass jederzeit ausreichend liquide Mittel zur Verfügung stehen. Ist dies nicht der Fall, kann langfristig die Insolvenz drohen. Daher sollte von Beginn an eine langfristige Liquiditätsplanung erstellt werden. Dies gilt für Franchisenehmer ebenso wie für Unternehmen, die ihr Geschäftsmodell zum Franchise ausbauen wollen.

Hierbei ist zu sagen, dass jeder Franchisenehmer für Buchhaltung und andere finanzielle Dinge selbst verantwortlich ist. Gleiches gilt auch beispielsweise für Lohnabrechnungen für Mitarbeiter. Einige Franchisegeber unterstützen ihre Partner hierbei, beispielsweise, indem sie Buchhaltungssoftware empfehlen, mit der sie gute Erfahrungen gemacht haben.

Überblick über Ein- und Ausgaben behalten

Wichtig ist es, jederzeit einen genauen Überblick über Ein- und Ausgaben zu haben. Die Liquiditätsplanung läuft im Hintergrund immer weiter, parallel zu Einkäufen und Verkäufen. Gerade wer stark auf Lieferanten angewiesen ist, sollte der Liquiditätsplanung viel Aufmerksamkeit schenken. Oftmals müssen frühzeitig große Mengen bestellt werden, und es kann immer wieder vorkommen, dass Kunden verspätet zahlen oder sich eine Lieferung verzögert. Daher sollte man für solche Fälle mit einem finanziellen Puffer planen.

Bei der Kosten- und Einnahmenplanung geht es nicht um feste Zahlen, sondern um Schätzungen und Prognosen. Diese sollten jedoch nach den berühmten SMART-Zielen festgelegt werden. Und sie sollten später regelmäßig mit den echten, tatsächlich erwirtschafteten Einnahmen sowie den Ausgaben abgeglichen werden. So lässt sich auch frühzeitig gegensteuern, wenn etwas finanziell nicht nach Plan läuft. Stellen Franchisenehmer fest, dass es Probleme beim Cashflow gibt, sollten sie rechtzeitig das Gespräch mit dem Franchisegeber suchen. Womöglich kann dieser an der einen oder anderen Stelle unterstützen. Darüber hinaus kann es notwendig sein, die Liquiditätsplanung an Investitionen oder neue Marktbedingungen anzupassen.

Trennung zwischen gewerblichen und privaten Ausgaben

Wichtig ist es zudem, die geschäftlichen Finanzen von den privaten Geldern zu trennen. Ein Geschäftskonto ist hierfür die Grundlage. Von diesem können dann regelmäßige Gehaltsauszahlungen für private Ausgaben getätigt werden. Darüber hinaus sollten Investitionen genau geplant werden. Hierbei helfen auch Finanzplanungs-Tools, mit denen Unternehmer den Überblick über ihre Investitionen behalten. Investitionen senken zudem häufig die Steuerlast. Am Anfang des Business müssen viele Dinge neu angeschafft werden. Hier sollte aber auch die Beratung durch einen guten Steuerberater in Anspruch genommen werden. Später sollten Franchisegeber wie auch Franchisenehmer darauf achten, dass sie auch technisch stets auf dem neuesten Stand sind.

Darüber hinaus sollte kein Unternehmer an Versicherungen sparen. Neben den üblichen privaten Versicherungen sind je nach Branche weitere Versicherungen sinnvoll, vor allem eine Berufshaftpflichtversicherung. Fehler können immer passieren, beispielsweise bei Beratungsdienstleistungen. In diesem Fall schützt die Versicherung vor hohen Folgekosten. Außerdem kommen je nach Unternehmen und Branche neben Kosten für notwendige Software auch Beiträge für die IHK oder anderen Verbänden hinzu.

Rücklagen bilden und schlechte Zeiten überbrücken

Ein Aspekt, den viele Unternehmer vergessen, ist Rücklagen zu bilden. Es kann in jedem Unternehmen, auch im Franchise, vorkommen, dass eine Zeit ohne hohe Einnahmen überbrückt werden muss. Dies gilt insbesondere für Franchises, die ihre größten Umsätze zu bestimmten Jahreszeiten machen. Zudem kann es vorkommen, dass ein Kunde die Zusammenarbeit aufkündigt oder die Wirtschaft schwächelt.

Einige Franchisesysteme arbeiten systemübergreifend mit einer Liquiditätsmanagement-Software, um die Finanzen effizienter im Blick zu behalten. Dies kann vor allem bei Franchisesystemen sinnvoll sein, bei denen es notwendig ist, dass der Franchisegeber jederzeit über die finanzielle Situation und die Liquidität der Franchisenehmer informiert sein muss. In einigen Franchises ist dies notwendig, damit direkt reagiert werden kann und Probleme nicht erst nach einigen Monaten auffallen.

Beratung durch den Franchisegeber

Darüber hinaus ist bei einigen größeren Franchisesystemen ein Mitarbeiter in der Zentrale für die Liquiditätsplanung der Franchisenehmer verantwortlich und berät diese bei Fragen zu diesem Thema. Insbesondere hinsichtlich des Themas Digitalisierung ist dabei eine Software sinnvoller als Excel-Tabellen. Hier kann man sich zu leicht verrechnen oder eine Zahl in die falsche Spalte eintragen. Mit einer digitalen Lösung verringert sich die Gefahr solcher Fehler und alle Beteiligten können direkt auf die Zahlen zugreifen. Zudem ist eine solche Lösung weniger zeitintensiv. Eine solche Software kann häufig auch problemlos mit anderen Tools verknüpft werden, beispielsweise mit einer Franchise-Software, über die die Franchisenehmer ihre aktuellen Kennzahlen an die Franchisezentrale übermitteln.

Auch angehende Franchisegeber sollten vor Beginn des Franchise ihre Finanzen gut prüfen. Wir beraten Sie gern zu allen Fragen rund um den Aufbau eines Franchisesystems. Vereinbaren Sie jetzt einen kostenlosen Ersttermin bei Artemis Franchise!