Notfallplan im Franchising

Was tun im Notfall?

Auch im Franchising kann immer etwas Unerwartetes passieren. Krankheit und Naturkatastrophen sind nur zwei Beispiele. Denken Sie beispielsweise an die Flutkatastrophe 2022 im Ahrtal, von der auch zahlreiche Unternehmen betroffen waren. Ein solches Ereignis kann die Situation im Franchisesystem von heute auf morgen verändern. Auch während der Corona-Pandemie gingen viele Franchisepartner durch eine schwierige Zeit, die sie aber gemeinsam oftmals gut meistern konnten.

Doch was ist in einem solchen Fall zu tun? Idealerweise wissen dies Franchisegeber zumindest im Groben und haben einen Notfallplan in der Schublade. Idealerweise denken Franchisegeber frühzeitig darüber nach, wie sie im Falle eines Falles reagieren und legen Strategien und Maßnahmen fest. Dabei geht es neben dem Wohle der beteiligten Personen sicher in erster Linie um die wirtschaftlichen Auswirkungen eines Notfalls.

Vorbereitung auf den Notfall

Je nach Unternehmen stellen Franchisegeber einen Ordner oder gar einen ganzen Notfallkoffer zusammen. Dies gilt auch für die Franchisenehmer, die ebenfalls im Notfall alle wichtigen Unterlagen zur Hand haben sollten. Darin befinden sich Dokumente und Daten, die notwendig sind, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Im Idealfall arbeiten Franchisegeber auch daran, wie im Notfall alle Beteiligten im Franchisesystem finanziell abgesichert sind. Darüber hinaus können und sollten sich Franchisenehmer und Franchisegeber natürlich gegen einige Risiken versichern.

Im Übrigen können natürlich auch Franchisesysteme und die einzelnen Franchisenehmer scheitern, da jeder Franchisenehmer selbst das wirtschaftliche Risiko für seinen Betrieb trägt. Kommt der Franchisenehmer aber unverschuldet in Not, beispielsweise durch einen Unfall oder eine Krankheit, so greift der Notfallplan.

Franchisegeber sollten in diesem Fall wissen, ob ein anderer Franchisenehmer vorübergehend den Standort übernimmt oder wie bei einem kompletten Ausfall die Nachfolge geregelt wird. In vielen Franchisesysteme greift zudem eine finanzielle Unterstützung, beispielsweise über einen Notfallfonds.

Finanzielle Absicherung im Netzwerk

Ein Weg ist, dass sich Franchisenehmer gegenseitig unter die Arme greifen und für den Ernstfall vorsorgen, beispielsweise über einen Notfallfonds. Einen solchen haben einige ältere und größere Franchisesysteme in den letzten Jahren aufgebaut. Gerät ein Franchisebetrieb unverhofft in finanzielle oder persönliche Schwierigkeiten, so erhält das Unternehmen eine Finanzspritze aus dem Notfalltopf.

Jedes Unternehmen kann eine feste Summe oder eine anteilige Summe, gemessen am Gewinn oder Umsatz in den Fonds einzahlen. Über die Höhe und die Verwendung der Mittel entscheidet beispielsweise ein Franchisenehmer-Beirat oder ein anderes Gremium im Franchisesystem.

Generell muss jeder Franchisegeber selbst entscheiden, was der richtige Weg bei Notfällen ist. Ein einheitliches Vorgehen hat sich hier in Deutschland bisher nicht herauskristallisiert. Sicher gibt es auch einige Franchisegeber, die im Ernstfall nichts unternehmen. Dies ist sicher weder persönlich noch finanziell ein guter Weg, da im Zweifelsfall der Franchisenehmer zumindest vorübergehend keine Franchisegebühren bezahlen kann. Ein anderer Weg ist aber, persönlich und unbürokratisch zu helfen. Vielleicht gibt es unternehmensintern einen Topf für Notfälle oder es wird spontan eine Spendenaktion ins Leben gerufen.

Ein Notfallfonds ist auf jeden Fall ein angemessener Umgang mit Notfällen. Abgesehen davon ist dieser auch ein gutes Werbemittel, schafft Vertrauen und stärkt den Zusammenhalt im System. Dank klarer Regeln wird so professionell mit dem Thema Schwierigkeiten und Notfälle umgegangen.

Was passiert beim Tod eines Franchisenehmers?

Zunächst endet in diesem Fall der Franchisevertrag. Doch wie geht nach einem Todesfall weiter? Der Geschäftsbetrieb sollte idealerweise weiterlaufen. Daher ist es sinnvoll, auch für diesen Fall Vorkehrungen zu treffen. Beispielsweise übernehmen wichtige Mitarbeiter oder Familienmitglieder den Standort. Diese sind im besten Fall bereits gut eingearbeitet.

Diese Regelung kann auch dann gelten, wenn der Franchisenehmer aufgrund von Krankheit nicht mehr weiterarbeiten oder nicht mehr in der Lage ist, selbst Entscheidungen zu treffen. Zudem sehen sich viele Franchisegeber in diesem Fall moralisch verantwortlich für die Familie des Franchisegebers und dessen Mitarbeiter und bieten zumindest Unterstützung an.

Daher arbeiten viele Franchisegeber daran, auch für diesen Fall vorzusorgen. Womöglich einigt man sich bereits im Vorfeld auf Vollmachten, sodass eine andere Person oder der Franchisegeber selbst vorübergehend einspringen kann. Allerdings ist der Franchisenehmer selbstständig und der Franchisegeber ist grundsätzlich nicht verpflichtet, überhaupt etwas zu tun. Generell ist es dennoch wichtig, sich frühzeitig mit dieser Fragestellung zu beschäftigen, damit jeder weiß, was im Fall der Fälle zu tun ist und das Geschäft rasch weitergeführt werden kann.

Viele Franchisegeber sorgen für Unfälle, Krankheit und Sterbefälle vor, da es auch in ihrem Interesse ist, dass Franchisenehmer und deren Familien abgesichert sind. Neben Unternehmensvollmachten entscheiden sich einige Franchisepartner sogar für Betreuungsverfügungen und Vorsorgevollmachten. So lässt sich in vielen Fällen verhindern, dass ein gesetzlicher Betreuer eingesetzt wird, der die Kontrolle über den Betrieb übernimmt.

Einige Franchisesysteme haben für Krankheits- und Todesfälle mittlerweile ein klares Prozedere entwickelt. Allerdings ist auch dies ein Thema, bei dem Franchisegeber bei Detailfragen einen Fachanwalt hinzuziehen sollten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Vorausschauend denken

Generell sollte Franchisegeber für bestimmte Situationen, die in der Zukunft eintreten könnten, gewappnet sein und vorausschauend denken. Dies trägt auch zu Stabilität, Transparenz und Vertrauen bei. Gibt es klare und sinnvolle Maßnahmen für Notfälle, kann dies sogar ein Marketinginstrument darstellen. Dies lässt sich oft gut ins Partnermanagement einbinden.

Auch in schwierigen Situationen, beispielsweise durch Gerichtsverhandlungen oder ungerechtfertigten Entscheidungen von Behörden unterstützen Franchisegeber ihre Franchisenehmer. Gehen Franchisepartner gemeinsam durch eine Krise, kann dies beide Seiten noch enger verbinden und sie gehen gestärkt aus der Situation heraus.

Darüber hinaus ist es auch möglich, im Franchisehandbuch Handlungsempfehlungen für Notfälle, Krisen und Krisenkommunikation zu geben. Hier lässt sich auch definieren, was eine Krise und was ein Notfall ist. Beispielsweise können bestimmte Sicherheitsmaßnahmen genannt werden sowie Vorgaben für das Notfallmanagement gemacht werden.

Zum Beispiel können Franchisegeber vorschreiben, wer im Falle eines Notfalls direkt zu benachrichtigen ist. Die Kommunikation nach innen und außen ist in jeder Krise und bei jedem Notfall ein sensibles Thema. Hier steht Transparenz im Vordergrund und es sollte so kommuniziert werden, dass Glaubwürdigkeit und Vertrauen in den Betrieb nicht unter der Situation leiden.

Wie kann Artemis Franchise im Notfall helfen?

Wir betreuen unsere Kunden nicht nur beim erfolgreichen Aufbau ihres Franchise, sondern auch weit darüber hinaus. Und auch wenn das Franchise dann bereits erfolgreich angelaufen ist, können Sie sich natürlich weiterhin bei Fragen an uns wenden. Wenn es einmal zu einer schwierigen Situation kommt, stehen wir Ihnen selbstverständlich mit Rat und Tat zur Seite. Vereinbaren Sie noch heute einen kostenlosen Beratungstermin bei Artemis Franchise!