Datenschutz und Datensicherheit im Franchise
In einer digitalisierten Welt, in der Daten zu den wertvollsten Ressourcen gehören, ist Datensicherheit nicht nur ein technisches Thema, sondern eine wesentliche Grundlage für den nachhaltigen Erfolg von Franchisesystemen. Für Franchisegeber und Franchisenehmer ergeben sich hierbei spezifische Herausforderungen und Verantwortlichkeiten, die weit über die bloße Einhaltung gesetzlicher Anforderungen hinausgehen. Dabei tragen Franchisegeber und Franchisenehmer gemeinsam Verantwortung für Datensicherheit und Datenschutz.
Relevanz von Datenschutz und Datensicherheit
Datenschutz und Datensicherheit gehören zu den zentralen Themen für Unternehmen, öffentliche Institutionen und Privatpersonen. Datenschutz bezieht sich dabei auf den Schutz personenbezogener Daten. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Privatsphäre jeder Person gewahrt bleibt und ihre Daten nur mit ihrer Zustimmung und für legitime Zwecke genutzt werden. In der Europäischen Union wird der Datenschutz durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geregelt. Diese definiert, welche persönlichen Daten als schützenswert gelten, darunter:
- Name, Adresse und Geburtsdatum
- Gesundheits- und Finanzdaten
- Online-Identifikatoren wie IP-Adressen
Die Grundprinzipien des Datenschutzes umfassen Transparenz, Datenminimierung und die Sicherstellung, dass Daten nur so lange wie nötig gespeichert werden. Zudem haben betroffene Personen das Recht, jederzeit Auskunft über ihre Daten zu erhalten und deren Löschung oder Berichtigung zu verlangen.
Datensicherheit hingegen beschreibt Maßnahmen, die getroffen werden, um Daten vor Verlust, Diebstahl, Manipulation oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Während Datenschutz den rechtlichen und ethischen Umgang mit Daten regelt, fokussiert sich die Datensicherheit auf die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Abwehr von Risiken. Dazu gehören:
- Verschlüsselung von Daten
- Zugriffskontrollen und Authentifizierungsverfahren
- Regelmäßige Backups
- Firewalls und Sicherheitssoftware
Diese Maßnahmen zielen darauf ab, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten zu gewährleisten.
Warum sind Datenschutz und Datensicherheit wichtig?
Der wichtigste Grund ist der Schutz der Privatsphäre. Ohne ausreichenden Datenschutz könnten sensible persönliche Informationen in die falschen Hände geraten. Das kann zu Identitätsdiebstahl, finanziellen Schäden oder einem Verlust des Vertrauens in Unternehmen und Institutionen führen.
Hier gilt es, einige rechtliche Anforderungen und Compliance-Vorgaben einzuhalten. Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, den Datenschutz zu gewährleisten. Verstöße gegen Regelungen wie die DSGVO können empfindliche Strafen und Imageschäden nach sich ziehen.
Darüber hinaus geht es um die Vermeidung wirtschaftlicher Schäden. Datenpannen können erhebliche finanzielle Verluste verursachen, sei es durch Betriebsunterbrechungen, Lösegeldforderungen bei Ransomware-Angriffen oder durch den Verlust von Wettbewerbsvorteilen. Dies wiederum kann nicht nur erhebliche finanzielle Folgen haben, sondern auch das Vertrauen von Partnern und Kunden beschädigen. Kunden und Geschäftspartner erwarten, dass ihre Daten sicher und vertraulich behandelt werden. Unternehmen, die Datenschutz und Datensicherheit ernst nehmen, schaffen Vertrauen und stärken ihre Marktposition.
Datenschutz und Datensicherheit sind eng mit dem Thema digitale Transformation verbunden. Hier geht es um das Bewusstsein, dass die Digitalisierung enorme Chancen bietet, aber auch Risiken mit sich bringt. Datenschutz und Datensicherheit sind daher grundlegende Voraussetzungen, um die Chancen der Digitalisierung nachhaltig nutzen zu können.
Generell sind Datenschutz und Datensicherheit keine isolierten Themen, sondern elementare Bestandteile moderner Geschäfts- und Lebenswelten. Sie schützen nicht nur persönliche Daten, sondern schaffen auch die Grundlage für nachhaltiges wirtschaftliches Handeln und gesellschaftliches Vertrauen. Wer frühzeitig in robuste Maßnahmen investiert und sich rechtlich auf dem Laufenden hält, wird langfristig von einer sicheren und vertrauenswürdigen Datenstrategie profitieren. Hier sind in Franchisesystemen alle Franchisepartner gefragt.
Daten als wertvoller Rohstoff im Franchisesystem
Franchisesysteme basieren auf Zusammenarbeit und Datenaustausch zwischen Franchisegeber und Franchisenehmer. So ist es in Franchisesystemen üblich, dass Franchisenehmer regelmäßig bestimmte Kennzahlen an die Franchisezentrale übermitteln. Zu den Daten, die beiden Seiten sammeln und verarbeiten, gehören einige sensible Daten wie:
· Kundendaten
· Geschäftsdaten und
· Systeminterne Informationen
So erheben Franchisenehmer beispielsweise Daten von ihren Kunden vor Ort und geben diese zur weiteren Verarbeitung an die Franchisezentrale weiter. Zudem werden regelmäßig Daten zum Umsatz oder Einkaufs- und Logistikdaten ausgetauscht. Hinzu kommen Dokumente zu Geschäftsgeheimnissen, Franchisehandbücher oder Unterlagen aus dem Marketing. Die Herausforderung besteht darin, diese Daten effektiv zu nutzen und gleichzeitig vor unbefugtem Zugriff, Diebstahl oder Verlust zu schützen. Dabei tragen beide Parteien Verantwortung.
Datenschutz Aufgabe beider Seiten
Franchisegeber sind gefordert, die grundlegende Infrastruktur für die Datensicherheit bereitzustellen. Dazu gehören zunächst zentrale IT-Sicherheitsrichtlinien. Franchisegeber geben also verbindliche Standards für den Umgang mit Daten im gesamten Franchisesystem vor. Zudem stellen sie sichere IT-Plattformen, Cloud-Dienste und Softwarelösungen zur Verfügung.
Regelmäßige Schulungen für Franchisenehmer und deren Mitarbeiter zu Themen wie Datenschutzbestimmungen (z. B. DSGVO) und Sicherheitsmaßnahmen sind ebenso hilfreich. Zur Überwachung der Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien und Durchführung von Audits sind regelmäßige Überprüfungen ein Weg.
Franchisenehmer müssen die vorgegebenen Standards vor Ort umsetzen und unter Umständen ergänzen. Hier geht es zunächst um die lokale IT-Sicherheit. Franchisenehmer sollten dabei zum Schutz der eigenen IT-Infrastruktur Maßnahmen wie Firewalls, Antivirenprogramme und Multi-Faktor-Authentifizierung ergreifen.
Zudem gehört der Datenschutz im Alltag zu ihren Aufgaben. Hier stehen ein sorgfältiger Umgang mit Kundendaten und Mitarbeiterdaten im Vordergrund, insbesondere bei der Erfassung und Speicherung. Sollte es doch eine Datenpanne oder einen Sicherheitsvorfall gegeben haben oder der Verdacht darauf besteht, sollten Franchisenehmern sofort den Franchisegeber darüber informieren.
Typische Bedrohungen im Franchisesystem
Franchisesysteme stehen mit Blick auf die Datensicherheit vor den gleichen Bedrohungen wie andere Unternehmen, allerdings multipliziert durch die Vielzahl dezentraler Standorte. Jederzeit kann es zu externen Cyberangriffen kommen. Hierzu gehören Phishing, Malware oder Ransomware-Attacken, die sowohl einzelne Standorte als auch zentrale Systeme betreffen können. Hinzu kommen internen Gefahren wie Nachlässigkeit bei der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen oder absichtliche Datenverstöße durch Mitarbeiter. Auch der Verstoß gegen die DSGVO oder andere Compliance-Vorgaben kann Folgen haben.
Werden viele Daten verarbeitet, ist es sicher ratsam, sich Hilfe von einem Experten für Datensicherheit zu holen. Darüber hinaus haben viele Unternehmen bereits einen Datenschutzbeauftragten eingesetzt. Franchisegeber sind in der Verantwortung, ein Sicherheitskonzept zu erarbeiten. Die darin festgelegten Maßnahmen sind sehr individuell.
Ein Weg ist es, eine gemeinsame Sicherheitsstrategie für das gesamte Franchisesystem zu erarbeiten. Das Ergebnis ist im Idealfall ein einheitliches Sicherheitskonzept, das auf die spezifischen Anforderungen des Franchisesystems zugeschnitten ist.
Hiermit verbunden sind passende technische Lösungen wie die Einführung von zentralen Plattformen mit hohen Sicherheitsstandards, unter Umständen kombiniert mit lokalen Sicherungslösungen an jedem Standort. Auf jeden Fall sollten die Verantwortlichkeiten klar definiert sein und transparente Regelungen gefunden werden, welche Partei für welche Aspekte der Datensicherheit verantwortlich ist.
Datenpannen nicht ausgeschlossen
Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen können Sicherheitsvorfälle eintreten. Daher sollte es auch klare Vorgaben zu Datenrettung und Notfallmanagement geben. Die Basis sind hier regelmäßige Backups. Diese sollten zentral und lokal durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass verlorene Daten schnell wiederhergestellt werden können. Dies bedeutet also, dass sowohl in der Franchisezentrale als auch an den einzelnen Standorten regelmäßig Backups durchgeführt werden müssen.
Kommt es doch zu einem Datenverlust, können spezialisierte Dienstleister bei der professionellen Datenrettung helfen. Auf jeden Fall sollte die Notfallkommunikation vorab festgelegt werden und so eine schnelle und koordinierte Information aller beteiligten Parteien bei Sicherheitsvorfällen sicherstellen.
Datenschutz und Datensicherheit nimmt einen immer größeren Stellenwert ein, nicht nur in Franchisesystemen. Artemis Franchise berät Sie umfasst, auf welche Dinge Sie beim Aufbau eines Franchise achten sollten. Vereinbaren Sie direkt einen kostenlosen ersten Beratungstermin!

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