Verfahrensdokumentation im Franchise

Die Verfahrensdokumentation wird nicht nur seit 2015 vom Finanzamt gefordert, sondern ist auch hilfreich, um sich nochmals mit der systematischen Erfassung und Beschreibung von Prozessen zu befassen. Die Standardisierung von Prozessen ist ohnehin eine der wichtigsten Grundlagen jedes erfolgreichen Franchises. Mit der Verfahrensdokumentation stellen Unternehmen übersichtlich und für außenstehende Dritte nachvollziehbar dar, wie im Unternehmen mit Unterlagen, Bargeld und Belegen umgegangen wird.

Systematisierung von Prozessen Grundlage im Franchise

Franchise-Systeme sind hier im Vorteil, da häufig schon während des Aufbaus des Systems sowie bei der Erstellung des Handbuchs Prozesse strukturiert wurden. Womöglich liegen bereits Unterlagen und Visualisierungen vor, die nun auch für die Verfahrensdokumentation genutzt werden können. Unter Umständen identifizieren Franchisepartner bei der Erstellung der Dokumentation auch Optimierungspotenzial für ihren Franchisebetrieb oder das gesamte Franchise-System.

Die Verfahrensdokumentation selbst muss den Anforderungen der GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form entsprechen. Es gilt daher unter anderem auf

·      die korrekte Ablage und Archivierung von Belegen

·      die korrekte Kassenführung

·      die entsprechenden rechtlichen Aufbewahrungsfristen von Unterlagen sowie

·      den Umgang mit eingescannten Belegen

zu achten und die innerbetrieblichen Abläufe hierzu genau zu dokumentieren. Vorgaben hierzu sind in der GoBD geregelt. Diese besagen auch, dass in der Verfahrensdokumentation alle steuerrelevanten digitalen Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme festgehalten werden müssen. Zudem müssen alle hierfür eingesetzten IT-Systeme beschrieben sowie die zuständigen Personen genannt werden.

Nachprüfbar und übersichtlich

Die Verfahrensdokumentation muss so aufbereitet sein, dass unbeteiligte Dritte wie Betriebsprüfer einfach und eindeutig nachvollziehen können, wie Belege entstehen, aufbewahrt, gesichert und reproduziert werden. Jeder Freiberufler und jeder buchführungspflichtige Unternehmer muss eine Verfahrensdokumentation vorlegen können.

Gerade Unternehmen aus sehr bargeldintensiven Branchen sollten die Verfahrensdokumentation besonders sorgfältig erarbeiten. Zudem wird die Vorlage des Dokuments häufig bei Betriebsprüfungen oder einer Kassennachschau verlangt. Darüber hinaus kann das Finanzamt auf diesem Weg die ordnungsgemäße Buchführung prüfen.

Aufbau der Verfahrensdokumentation

Wie die Verfahrensdokumentation aufgebaut sein muss, ist nicht genau festgelegt. Etabliert hat sich aber folgender Aufbau:

1.    Allgemeiner Teil

2.    Anwenderdokumentation

3.    Technische Systemdokumentation

4.    Betriebsdokumentation

5.    Internes Kontrollsystem (IKS)

Dazu kommt häufig ein Anhang mit Protokollen und Arbeitsanweisungen. Es ist übrigens in vielen Fällen nicht ausreichend, die Verfahrensdokumentation einmal zu erstellen; sie muss stetig aktuell gehalten werden. Eine regelmäßige Überprüfung kann im Franchise einen großen Beitrag zur kontinuierlichen Qualitätssicherung beitragen.

Im allgemeinen Teil wird das unternehmerische Umfeld genauer beschrieben. Hierzu gehören u.a. die Art der Gewinnermittlung und branchenspezifische Besonderheiten. Ein Ablaufdiagramm kann hilfreich sein, um die wichtigsten Prozesse rund um elektronische Buchführung, Belegablage und die Erfassung von Geschäftsvorfällen visuell nachvollziehbar darzustellen.

In der Anwenderdokumentation werden die fachlichen Prozesse der elektronischen Buchführung dargestellt. Danach folgt die technische Systemdokumentation, in der die eingesetzte Hard- und Software detailliert beschrieben wird. Hierzu gehören auch Einzelheiten wie die aktuelle Softwareversion oder Angaben zu Prozessoren und Grafikkarte.

In der Betriebsdokumentation wird dann erläutert, wie die Systeme im Betrieb eingesetzt werden. Hier geht es um Anweisungen zur Dokumentation, das Datenschutzkonzept oder um die IT-Sicherheit. Zuletzt werden im Teil zum Internen Kontrollsystem Benutzungsregeln aufgeführt. Hier werden Zugangs- und Berechtigungskonzepte, aber auch Schutz- und Kontrollmaßnahmen genannt.

Zusätzliche Verfahrensdokumentationen

In vielen Betrieben reicht eine einzelne Verfahrensdokumentation nicht aus, denn für bestimmte Abläufe wird eine separate Dokumentation gefordert. So ist beim sogenannten Ersetzenden Scannen eine gesonderte Dokumentation notwendig. Hier wird der Umgang mit digitalisierten Papierbelegen und die spätere Vernichtung der Papierbelege genau beschrieben. Hier muss u.a. angegeben werden, wer für die Digitalisierung von Dokumenten zuständig ist und wann die Papierbelege vernichtet werden. Bei der Verfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen spielen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eine wichtige Rolle.

Wer mit Kassensystemen arbeitet, muss hierfür die Verfahrensdokumentation zur Kassenführungerstellen. Darüber weist der Inhaber eines Betriebs nach, dass er seine Kasse ordnungsgemäß führt. Die Verfahrensdokumentation zur Kassenführung umfasst u.a. Kassierer-Anweisungen, Bedienungsanleitungen und technische Daten zu den Kassen.

Was passiert, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt?

Eine fehlende Verfahrensdokumentation kann erhebliche Folgen haben. So kann der Betriebsprüfer die gesamte Buchführung als mangelhaft bewerten; vor allem, wenn weitere sachliche Mängel und Fehler hinzukommen. Das Finanzamt kann bei einer fehlenden Verfahrensdokumentation eine sogenannte Hinzuschätzung vornehmen, also den Gewinn höher ansetzen. Darüber hinaus können Fehler bei der Kassenführung Strafzahlungen von bis zu 25.000 Euro zur Folge haben.

Im Idealfall ist die Verfahrensdokumentation ein auch für Außenstehende leicht nachvollziehbares Handbuch für den Umgang mit digitalen Steuerunterlagen und Belegen. Insbesondere bei Unternehmen mit komplexen Systemen und Abläufen ist es sinnvoll, einen Experten bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation hinzuzuziehen. Dies kann ein spezialisierter Unternehmensberater sein, aber auch ein erfahrener Steuerberater.

Gerade im Franchise bietet die Erstellung des Dokuments zugleich die Gelegenheit, einzelne Prozesse nochmals genau unter die Lupe zu nehmen, was auch bei der Verbesserung der Qualität dies hilfreich sein kann. Gleiches gilt im Hinblick auf den Wissenstransfer. Bei der Einarbeitung eines neuen Franchisenehmers oder neuer Mitarbeiter liegen im besten Fall bereits Anweisungen vor. Da Standardisierung ohnehin ein wichtiger Aspekt im Franchise ist, kann eine gut strukturierte Verfahrensdokumentation die Effizienz nochmals steigern.

Das Team von Artemis Franchise ist auf die Strukturierung betrieblicher Prozesse im Franchise spezialisiert, kann jedoch selbst keine Beratung zur Verfahrensdokumentation durchführen. Wir empfehlen Ihnen aber gern einen Experten zur Verfahrensdokumentation im Franchise. Vereinbaren Sie jetzt einen kostenlosen Beratungstermin bei Artemis Franchise!