Modernes Wissensmanagement im Franchise

Eine der Grundbausteine im Franchise ist, dass Franchisegeber ihr Wissen mit den Franchisenehmern teilen. Dies erfolgt nicht nur in Schulungen, sondern auch später im regelmäßigen Austausch. Immer wieder gibt es neue Produkte oder neue Abläufe, die den Franchisenehmern erklärt werden müssen. Doch wie gelingt Wissensmanagement und Wissenstransfer auf moderne und effiziente Art und Weise?

Erfolg durch Wissensmanagement

In der heutigen Arbeitswelt ist ein professionelles Wissensmanagement unerlässlich und trägt nicht nur in Franchisesystemen entscheidend zum Unternehmenserfolg bei. Gerade durch die Möglichkeiten, die Digitalisierung und KI mit sich bringen, gelingt es, den Transfer von Wissen immer aktuell zu halten. Dies ist in unserer schnelllebigen Welt sicher vonnöten, denn beispielsweise bei Software ändert sich häufig durch ein einziges Update vieles und es werden neue Funktionen eingeführt.

Beim klassischen Intranet oder Cloudlösungen besteht die Gefahr, dass dort Franchisenehmer Wissen abrufen, das längst veraltet ist. Daher sollten Franchisegeber sicherstellen, dass auf der ausgewählten Plattform stets aktuelle Informationen zu finden sind. Idealerweise ist der Umgang mit der Plattform daher für die zuständigen Mitarbeiter in der Franchisezentrale ebenso leicht wie für die Franchisenehmer. Neue Informationen hochladen muss genauso einfach gestaltet sein, wie veraltete Materialien zu löschen.

Wenn alle Beteiligten Zugang zu aktuellen Informationen haben, erleichtert dies nicht nur die alltägliche Arbeit, sondern auch Entscheidungen zu treffen. Immer wenn es um Software geht, die von mehreren Beteiligten genutzt wird, stehen aber auch die Themen Datenschutz und Datensicherung im Raum. Daher sollten sich Franchisegeber für eine gut gesicherte Plattform entscheiden.

Wissen bleibt im Franchisesystem

Das gesammelte Wissen bleibt so digital gespeichert. Verlässt ein Mitarbeiter mit großem Wissen das Franchise, bleibt somit noch sein vermitteltes Fachwissen. Statt Notizen auf Papier oder Ordner mit Unterlagen wird alles Wissenswerte digital gespeichert. So ist es auch leichter, das vorhandene Wissen an neue Mitarbeiter und neue Franchisenehmer weiterzugeben und sogar Schulungen können ortsunabhängig und zeitsparend als Webinar stattfinden.

Hat ein Franchisenehmer eine fachliche Frage, ist es so auch möglich, ihn einfach auf das entsprechende Video oder Dokument auf der Wissensplattform zu verweisen. Auch dies spart viel Zeit und somit Geld. Idealerweise ist mindestens ein Mitarbeiter der Franchisezentrale Experte für die genutzte Plattform und kann auch technische Fragen sicher beantworten.

Wissen als Wettbewerbsvorteil

Gebündeltes Wissen stellt mittlerweile auch einen Wettbewerbsvorteil dar. So kann ein effektives Wissensmanagement sogar dazu beitragen, dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, da die interne Wissensweitergabe Mitarbeiter besser qualifiziert. Eine gut aufgestellte Wissensplattform ist ebenso dezentral organisiert wie das Franchisesystem selbst. Oftmals haben auch die Franchisenehmer die Möglichkeit, neue Entwicklungen und Erfahrungen mit anderen Franchisenehmern zu teilen, damit auch diese davon profitieren. Zudem können einige Materialien zur Werbung einfach hier hinterlegt werden, damit Franchisenehmer sie mit einem Klick downloaden können. Dies erspart den Mitarbeitern in der Franchisezentrale einiges an Arbeit.

Ein gutes Wissensmanagement aufzubauen, kann durchaus eine Weile dauern. Viele Franchises setzen hier auf eine moderne technologische Lösung, aber allein die Auswahl der besten Software kann eine Weile dauern. Soll das Wissen über eine Cloud oder eine App zur Verfügung gestellt werden? Reicht eine normale Datenbank aus oder muss sogar eine KI-Lösung her? Auf jeden Fall ist es sinnvoll, das Wissen so zu strukturieren, dass es leicht auffindbar und einfach nutzbar ist.

Modernes Wissensmanagement leistet damit einen wichtigen Beitrag zur Effizienz des gesamten Franchisesystems. Der gezielte Einsatz von Wissen kann auch dabei helfen, Fehler zu vermeiden und Abläufe zu optimieren. Selbstverständlich kann das Franchisehandbuch ebenfalls digital erstellt und auf die Plattform hochgeladen werden.

Wissensaustausch fördern

Zudem sollte eine Kultur des Wissensaustauschs geschaffen werden. Franchisenehmer sollten dazu motiviert werden, ihr Wissen mit anderen Franchisenehmern zu teilen. Die gemeinsame Arbeit kann auch dazu beitragen, neue Ideen zu entwickeln und Innovationen anzustoßen. Wird ein offener Austausch angeregt, steigert dies auch die Zufriedenheit der Franchisenehmer sowie den Teamgeist.

Gerade in Krisenzeiten ist ein effektives Wissensmanagement unerlässlich. Erinnern wir uns nur an die Corona-Pandemie: Damals haben sich die Vorgaben zeitweise rasch verändert und mussten so schnell wie möglich an alle Beteiligten weitergegeben werden. Daher wird über eine gute Plattform häufig nicht nur allgemeingültiges Wissen ausgetauscht, sie dient auch dazu, aktuelle Informationen schnell weiterzuleiten.

Wissen sammeln und zugänglich machen

Beim Aufbau eines modernen Wissensmanagements geht es im ersten Schritt um das Sammeln von Wissen. Hierbei können natürlich zunächst alle wesentlichen Materialien und Dokumente hochgeladen werden. Sind Unternehmen daran interessiert, auch hierüber hinausgehendes Wissen zu dokumentieren, sind Interviews oder Umfragen unter den Franchisenehmern mögliche Wege.

Das so gesammelte Wissen kann dann in einer Wissensdatenbank gespeichert werden, auf der auch große Datenmenge Platz finden. Andere Franchises entscheiden sich für ein Content-Management-System (CMS), ein Dokumentenmanagement-System (DMS) oder eine Cloudlösung.

Intranets sind weiterhin ebenfalls weit verbreitet. Diese lassen sich gut um Kommunikations-Tools mit Möglichkeiten zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten, Videocalls und Chatfunktionen erweitern. Hinzu kommen Wikis oder Foren, in denen über bestimmte Angelegenheiten diskutiert werden kann.

Diese Beispiele zeigen, dass die Kosten für ein gelungenes Wissensmanagement durchaus abweichen können und die Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Lösung von den individuellen Bedürfnissen abhängt. Viele Tools sind gegen eine monatliche Abogebühr erhältlich, bei anderen Lösungen muss unter Umständen ein IT-Experte hinzugezogen werden.

KI bringt Entwicklung voran

Das Thema KI hat das Wissensmanagement nochmal auf ein anderes Level gebracht und nimmt natürlich auch hier Einzug. Die neuesten KI-Lösungen bieten den Verantwortlichen nochmals neue Möglichkeiten, um Wissen zu erfassen und zu nutzen. So gibt es beispielsweise KIs, die große Datenmengen analysierenund beispielsweise so aufbereiten, dass sie eine Basis zur Entscheidungsfindung sein können. KI-Modelle können auch Trends und Muster erkennen und können daher auch eine Hilfe beim Ausbau der künftigen Strategie sein.

Vielleicht denken Franchisesysteme auch über Chatbots nach. Vorstellbar ist, dass diese die grundlegenden Fragen der Franchisenehmer beantworten können, ähnlich wie es einige Kundenservices schon jetzt umsetzen. Erst bei spezifischeren Fragen werden die Franchisenehmer dann an den jeweiligen Ansprechpartner in der Franchisezentrale weitergeleitet.

Franchisesysteme sollten auf jeden Fall stetig an der Verbesserung ihres Wissensmanagements arbeiten, um zukunftsfähig zu bleiben. Ansonsten kann sich nicht nur veraltetes Wissen zu einer Gefahr entwickeln, sondern auch sogenannte Wissensilos. Dies bedeutet, dass Wissen in einzelnen Firmenbereichen oder Teams isoliert ist. Informationen werden also nicht untereinander ausgetauscht. Dies kann zulasten der Effizienz gehen, gerade in Franchisesystemen.

Ebenso bilden technologische Aspekte eine Gefahr. Die Software muss stets auf dem neuesten Stand sein, da dies den Zugang zur Technik und damit zum gesammelten Wissen erschweren kann. Gerade ältere Tools laufen nicht immer auf jedem Gerät oder es ist nicht möglich, neue Funktionen einzubinden.

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