Die Buchführung im Franchise

Ein leidiges, aber dennoch wichtiges Thema für jeden Unternehmer und Solo-Selbstständigen in Deutschland ist die Buchführung. Viele Unternehmen unterliegen der Buchführungspflicht, einige sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dazu kommt bei größeren Unternehmen die Finanzbuchhaltung, die nochmals komplexer ist. Größere Unternehmen haben eine eigene Abteilung für die Buchhaltung, andere geben Aufgaben an einen Steuerberater ab oder stellen einen Buchhalter ein. Doch wie sind im Franchise die Aufgaben in der Buchführung zwischen den Franchisepartnern verteilt?

Franchisenehmer selbst für ihre Buchführung zuständig

Alle Franchisenehmer sind rechtlich gesehen eigenständige Unternehmer und können ihre Unternehmensform selbst wählen. Daher sind sie in der Regel auch selbst für ihre Buchführung zuständig und sollten sie sich umfassend informieren, welche gesetzlichen Anforderungen sie mit Blick auf die Buchhaltung erfüllen müssen. Es ist ratsam, sich an einen Steuerberater mit Erfahrung im Franchise zu wenden.

Gilt ein Franchisenehmer nicht als Kleingewerbetreibender, so unterliegt er in der Regel der Buchführungspflicht. Wer beispielsweise eine kaufmännische Ausbildung absolviert hat, bringt häufig Vorwissen zur Buchführung mit. Dennoch bieten viele Franchisegeber auch Schulungen zu diesem Thema an. Unter Umständen kann auch ein Kurs bei einem externen Bildungsträger sinnvoll sein.

Auch, wenn Franchisenehmer auf eigene Rechnung arbeiten, bieten viele Franchisegeber Unterstützung bei diesem Thema an. Beispielsweise können Franchisenehmer auf eine gemeinsame Buchhaltungssoftware oder Franchisesoftware zugreifen. Einige Franchisezentralen übernehmen das Rechnungs- oder Mahnwesen für die Franchisepartner. In diesem Fall erhält der Endkunde seine Rechnung direkt aus der Franchisezentrale. Der Franchisegeber zahlt dem Franchisenehmer hierfür eine Provision aus den Einnahmen, in der Regel abzüglich der Franchisegebühren.

Buchhaltung selbst organisieren

Viele Franchisenehmer wie auch Franchisegeber organisieren ihre Buchhaltung selbst, einige stellen einen Buchhalter hierfür ein. Der erste Schritt hierzu ist es, eine geeignete Buchhaltungssoftware auszuwählen. Diese sollte zu den Anforderungen des Unternehmens passen. Zudem sollten sich andere Programme sowie Bankkonten problemlos integrieren lassen.

Für Franchisepartner ist es hilfreich, wenn sie direkt über die Software die erforderlichen Unternehmenskennzahlen an den Franchisegeber weiterleiten können. Mittlerweile gibt es auch Buchhaltungslösungen am Markt, die speziell auf Franchise-Systeme ausgelegt sind. Da das Angebot jedoch sehr groß ist, empfiehlt es sich, Funktionen, Kosten, Bewertungen und die Anforderungen an den Datenschutz genau zu vergleichen.

Um die eigene Buchhaltung optimal zu organisieren, sollten Franchisepartner zunächst ihre beruflichen und privaten Bankkonten trennen. Dies hilft dabei, den Überblick zu behalten und vermiedet, Ausgaben und Einnahmen zu verwechseln. Hat ein Franchisenehmer mehrere Standorte, so empfehlen sich hierfür ebenfalls getrennte Konten. Dies hilft auch dabei, die Einnahmen und Ausgaben der einzelnen Standorte zu vergleichen.

Regelmäßig Buchführungsaufgaben erledigen

Die Buchführung ist ebenso wie die Erstellung der Steuererklärung für viele Menschen eine eher unliebsame Aufgabe. Daher ist es ratsam, sich regelmäßig um die Buchführung zu kümmern, nicht erst dann, wenn die Vorsteueranmeldung fällig ist oder der Termin zur Abgabe der Steuererklärung näher rückt. Ein Zeitplan kann hier sehr sinnvoll sein. Vielleicht passt es gut ins persönliche Zeitmanagement, sich einen Nachmittag pro Woche ausschließlich für die Buchhaltung freizuhalten.

Zu den regelmäßig anfallenden Aufgaben gehören dabei:

·      Überweisungen tätigen

·      Kontoauszüge überprüfen

·      Berichte an den Franchisegeber übermitteln

Idealerweise notieren Franchisepartner in ihrem Kalender, wann Steuern, Lizenzgebühren und andere Zahlungen fällig werden. Um keine wichtige Aufgabe oder Frist zu versäumen, kann eine Checklistehilfreich sein. Hier können auch die wichtigsten Dokumente, die vorliegen sollten, aufgeführt, werden. So fällt beispielsweise frühzeitig auf, wenn eine Rechnung noch nicht vorliegt oder noch nicht bezahlt wurde. Einige Franchisegeber haben bereits eine solche Checkliste vorbereitet. Ebenso findet sich ein hilfreiches Dokument in einige Software-Tools für die Buchhaltung.

Franchisenehmern ebenso wie Franchisegebern sollte bewusst sein, dass die korrekte Buchführung sehr zeitintensiv sein kann. Dazu kommt, dass je komplexer das Unternehmen ist, die Gefahr von Fehlern hoch ist. Daher ist es sinnvoll, frühzeitig einen Steuerberater hinzuzuziehen und selbst nur die grundlegenden und vorbereitenden Aufgaben zu übernehmen. Steuerberater geben hierzu oft auch wertvolle Tipps. Wenn Unternehmer ihren Steuerberatern Zugriff auf die Buchhaltungssoftware gewähren, spart diese nochmals Zeit und vereinfacht die Abläufe.

Digitale Lösungen nutzen

Zudem ist es sinnvoll, möglichst viele Abläufe auf digitale Lösungen umzustellen. So können sich Rechnungen einfacher erstellen lassen und digitalisierte Belege in die genutzte Software eingebunden werden. Dann kann der Steuerberater am Monatsende einfach auf diese zugreifen und die Umsatzsteuervoranmeldung erstellen.

Belege in Papierform lassen sich nicht immer ganz vermeiden. Diese sollten aber nicht unsortiert einfach in einer Mappe gesammelt werden, sondern in einer geordneten Ablage. Idealerweise werden Belege thematisch in einem getrennten Ordner abgeheftet, beispielsweise ein Ordner für Bankbelege, ein anderer für Eingangsrechnungen.

Sinnvoll ist es auch, Belege und Rechnungen vorab zu prüfen. Fallen hier Fehler wie fehlende Pflichtangaben auf der Rechnung auf, können Unternehmer dies selbst korrigieren bzw. beispielsweise vom Lieferanten eine neue Rechnung anfordern. Dies nimmt dem Steuerberater letztlich Arbeit ab. Es ist also sinnvoll, einige Zeit selbst in vorbereitende Aufgaben zur Buchhaltung zu investieren und auf einen gut sortierten Umgang mit Dokumenten zu achten.

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